En una charla exclusiva para MASSNEGOCIOS la directora de DINKA cuenta cómo lograr éxito en pequeña empresa.
¿Cómo una pyme puede optimizar sus recursos?
El primer paso hacia la optimización de recursos es obtener un buen diagnóstico de situación. Cada pyme es diferente, cada situación distinta, por lo que resulta fundamental realizar una revisión integral de la compañía para detectar áreas claves de mejora, y entender el estado general, para luego elaborar un plan de acción. En este sentido, el análisis de la información resulta fundamental para comprender dónde se apalanca el negocio y dónde se presentan falencias más importantes en cuanto a optimización de recursos existentes. Es decir, es muy importante identificar dónde se debe hacer foco para que el uso de recursos esté alineado con los objetivos de la empresa.
¿Qué sugerencias daría a pymes para mejorar procesos internos?
La resistencia al cambio es habitual en los integrantes de las compañías. Es común que al trabajar con miras a la modificación de procesos internos, surjan reclamos como “¿para qué vamos a cambiar esto si así funciona?”, “hace 40 años que hacemos esto de esta forma, ¿para qué cambiarlo?” o “si de esta forma el negocio rinde en forma positiva, ¿por qué deberíamos modificar algo?”. Estos planteos son habituales y por eso se resalta desde DINKA a la gerencia de la empresa, que al tomar la decisión de cambio, es fundamental el convencimiento con el que se hace, para transmitir confianza en la decisión. De lo contrario, si el empresario no está convencido, el proceso de cambio tiene pocas chances de éxito.
Asimismo, debe hacerse hincapié cuando se plantea un proceso de cambio, en que se trata de la mejor solución encontrada ante la situación planteada. Es decir, no se juzga a los líderes y sus colaboradores, sino que la mirada externa permite ver cosas desde un enfoque distinto.
Por otra parte, la optimización de procesos debería darse como resultado de la etapa del análisis de información. Es decir, que esta necesidad debería desprenderse de las conclusiones obtenidas a partir de los números de gestión que pongan de manifiesto dónde se apalanca el negocio. Si se comienza reformulando procesos sin comprender por qué se pretende hacer el cambio, es altamente probable que todo vuelva al estado inicial al poco tiempo.
Resulta fundamental simplificar procesos, hacerlos más sencillos y simples. Hay que tener en mente que el consumidor final “paga por lo que genera valor”. O sea, procesos burocráticos internos emplean tiempo y recursos que como consecuencia generan costos en productos o servicios, que no se perciben como beneficios para el consumidor.
La objetividad en la evaluación y reformulación de procesos es fundamental, por eso es que en muchos casos se resuelve contratar expertos que tengan una mirada objetiva, externa y “fresca”, con la experiencia de haber plasmado cierto tipo de soluciones exitosamente en otras compañías.
¿Qué debería hacer una pyme para desarrollar su estrategia de negocio?
Para desarrollar una estrategia efectiva, el punto de partida es el conocimiento de dónde se apalanca el negocio. Los tableros de gestión son una herramienta esencial para conocer la realidad de la empresa, definir hacia dónde se quiere ir; luego medir resultados. Así, entendiendo la situación inicial y planteando a dónde se quiere llegar, es que la definición de una estrategia se vuelve más clara.
¿Qué puede hacer una pyme con bajos recursos económicos para gestionar la relación con sus clientes?
Existen muchísimas herramientas que permiten gestionar la relación con clientes sin la necesidad de invertir demasiado. Redes sociales, mailing, marketing directo, encuestas, acercan a las empresas con sus clientes sin importantes desembolsos.
Al contar con recursos escasos, la asignación de los mismos debe ser eficiente, por ello resulta importante la clara identificación del perfil de cliente para luego hacer acciones efectivas. Para lograr esto resulta fundamental conocer en profundidad al cliente, y contar con base de datos fidedigna y actualizada de clientes actuales y potenciales.
En relación a la gestión comercial, resulta conveniente contar con tableros que permitan evaluar la satisfacción de clientes, rotación de los mismos, contactos por mes, etc.
¿Cómo orientar a una pyme cuando está desenfocada de su objetivo de negocio?
Al plantear estrategias claras, objetivos tangibles, una misión, plan comercial y elaborar parámetros medibles para evaluar el curso de acción, se “enfoca” mucho mejor la meta de hacia donde “se quiere ir”. Por otra parte, las mediciones sirven como semáforo para detectar desvíos y entonces acudir a planes de acción de contingencia para volver a identificar claramente objetivos y re direccionar acciones que pudieron haberse desviado.
¿Qué debe hacer un emprendedor para comenzar su proyecto pyme?
Es recomendable hacer un análisis de viabilidad del proyecto. Como punto de partida, resulta fundamental hacer un estudio de mercado para conocer en profundidad el potencial. Es decir, conocer a fondo: gustos, comportamiento, preferencias de quienes podrían ser clientes. Por otra parte, se debe analizar a la competencia para saber y entender cómo funciona actualmente el mercado que se quiere penetrar.
Es importante buscar una clara diferenciación del producto o servicio que se quiere ofrecer (a veces esto se da en el diseño del producto o servicio, a veces en la forma de distribución, servicio post-venta, etc).
Luego, plantear una estrategia comercial clara y plan operativo de cómo llevar a cabo el proyecto, y de aquí se desprenderá la estructura que será necesaria implementar, como por ejemplo el equipo de trabajo.
Para evaluar la viabilidad económico financiera del proyecto deben hacerse estimaciones pertinentes en cuanto a ventas, costos, gastos generales, mediante diferentes herramientas, podrá analizarse si el proyecto resulta atractivo económicamente o no.
Suelen surgir interrogantes en relación a si se va emprender solo o con un socio o si se buscará financiamiento mediante préstamo, inversores, etc.
¿Qué tiene que hacer una pyme para maximizar su rendimiento?
DINKA pone el foco en la maximización del rendimiento de pymes, y en este sentido, existen distintas formas de hacerlo: disminuyendo costos de la empresa o aumentando ventas.
El primer punto se ataca con la optimización de recursos y procesos, eliminar tareas que no agregan valor percibido por clientes y desarrollar gestiones más efectivas (punto importante aquí es la delegación efectiva del empresario hacia sus colaboradores para asignar tiempo a definiciones estratégicas y no tareas operativas).
En cuanto al segundo, lo importante es apalancar el segmento de productos y de clientes que genera mayor rendimiento a la compañía. Es decir, “vender mejor” y no “vender más”. Hay que poder identificar, de todos las unidades de negocios o productos que se ofrecen, cuáles generan mejores resultados y poner “la energía ahí”. Lo mismo ocurre al segmentar tipos de clientes: siempre existe un grupo al cual vale la pena poner el foco.
Si se enfocan energías y recursos en apalancar lo que genera mayor rendimiento (vender mejor), está siendo más eficiente que si pone los esfuerzos en vender más en general. Es decir, es más eficiente aumentar un 20% las ventas enfocadas a productos que tienen mayor margen, que aumentar un 50% de ventas generales sin tener en cuenta esta distinción.
Lo mismo ocurre con los clientes. Si se elaboran estrategias de ventas enfocadas a clientes que generan mayor rendimiento y más apalancan el negocio, se obtienen resultados más eficientes. No entender lo mencionado como descuidar al resto, pero si, establecer un nivel de servicio general y ver hacia dónde “apuntar los cañones”.
La ley de Pareto aplicable a ambos conceptos expone que el 80% de resultados son generados por el 20% de clientes/productos y viceversa, es decir, 20% de resultados por 80% de productos/clientes. Esto implica que conviene segmentar clientes/productos y ver dónde poner foco para apalancar el negocio.
DINKA en números
Se ha trabajado con más de 25 pymes, en proyectos de gestión comercial y optimización de recursos. DINKA ha acompañado a 20 emprendedores en el armado del Business Plan de proyectos y start up de los mismos.
El 90% de consultas están relacionadas a cuestiones como:
– La preocupación de empresarios por verse demasiado involucrados en cuestiones del día a día, que como consecuencia genera falta de tiempo para pensar estratégicamente.
– Duda de porqué las ventas que se generan en la empresa no se ven plasmadas en resultados.
– Necesidad de incrementar las ventas.
– Cómo hacer para apalancar el resultado de la empresa.
¿Cómo debe hacer un empresario para no estar agobiado en cómo administrar día a día?
Todo gira alrededor de la delegación efectiva y de la capacidad de liderazgo del empresario, ya que el objetivo es que él aprenda a no involucrarse en tareas operativas diarias, sino que desarrolle capacidades de líder y dedique más tiempo a pensar estratégicamente. Para esto, es necesario:
– Armar un equipo de trabajo eficiente, acorde a las necesidades de la empresa.
– Desarrollar instancias efectivas de control para lograr autonomía y dominio del equipo de trabajo (a través de tableros de control, números de gestión, que permitan al empresario liderar a través del control, sin necesidad de su participación activa en el día a día operativo)
– Procesos y procedimientos de trabajo claros.
Fuente:
Ing. Sandra Felsenstein
